Tek yönlü iletişim hızlı bir şekilde ortadan kalkma yolunda, zira kitle iletişimi ve reklam hedef kitleye ulaşmak için en iyi yol olarak artık görülmüyor. Dijital iletişim araçları bugünün uzaktan çalışma modelinin süper kahramanları oluyorlar. Artık Zoomsuz gerek Microsoft ekipleri gerekse diğer dijital sistemler firma çalışanları, işverenler, müşteriler, ajanslar arasındaki işbirliğini tesis etmesi düşünülemiyor. Şayet zamana duyarlı üretim meseleleriyle yüz yüze kalan ki bu devirde herkes için söz konusu olan bir durumdur, bir iletişimciyseniz kurtulmanız gereken araç Power Point olacaktır. Adil olmak icap ederse hem Apple’in Keynote’u hem de Microsoft’un Power Point’i büyük kitlelere hitap edebilmemiz, başarılı olmamız için görsel çarpıcı bir alan sunuyorlar. Ama yarı karantina ve uzaktan çalışma şartlarında, niyetimiz bir kültür işbirliği dâhilinde toplantı düzenlemek, ekip ruhunu, yaratıcılığını canlandırmak, kitlenizle iletişime geçmek, kararlar almak ise Power Point’in çok ilerisinde bir şeyler düşünmeniz lazım gelmektedir.
Power Point’in zayıflığı
Tek yönlü iletişim ayrıca, iletişime geçmek diyalog kurmak için daha genç neslin beklentilerini de takip etmiyor. Şeffaflığın, özgünlüğün ve gerçeğin içine kök salmış diyaloglardan uzak kaldığı için bu konuda başarısız olduğunu söyleyebiliriz. Power Pointin yetersizliği, zafiyeti iyi bir hikâye çıkarmak için giriştiği uğraşla sınırlı olmayıp ayrıca bir diyaloğa davette ve beklenen hizmetleri vermede de görülmektedir. Power Point esas meseleleri ele alan bir diyaloğu başlatmaktan, başkalarını bu konuda cesaretlendirmekten ziyade bir konuyu takdim etmekten ileri gidemiyor. Bir çalışma, yakınlaştırılabilir ara yüz kullanıcı özelliği olan Prezi’nin bu özelliği olmayan Power Point’e göre çok daha avantajlı olduğu ve hatta kullanıcılarının da daha profesyonel olduğu fikrini ortaya çıkardı.
Alternatifler neler?
Power Point’i toplantılarınızdan kaldırmak suretiyle yapıcı bir çatışma içinde ekibinizin bir arada işbirliği içinde çalışmalarını sağlayabilirsiniz. Ama bu kolektif Power Point bağımlılığından nasıl kurtulacağız?
İyi ki eski usul, halen de sanal dünyada kullanılabilir, emniyet içinde bir masanın etrafında bir bir araya gelerek oluşturduğumuz salgın öncesinde de tatbik ettiğimiz aşağıda bahsedilen hususları içine alan çalışma şekilleri var.
Görevin açık seçik olması ve tarifi
Konu üzerinde yarım günlük bir çalışma ileride gerekecek ekstra gayret ve telaştan bizleri kurtaracaktır. Başlangıçtan itibaren birbirini kontrol eden ekip ruhuyla yapılan çalışmada herkesin fikirlerini söylemesi her şeyin en ince teferruatına kadar anlaşılması, çorbada her bireyin katkısının sağlanması ile ileriye doğru birlikte yürünmesi daha kolaylaşır.
Beş parmak oylaması ve uzlaşma sağlama tekniği
Bu teknik yumruk göstermeden başlayarak sonra 1 parmak, 2 parmak 3 parmak, 4 parmak ve 5 parmak işaretiyle her toplantı sonunda geri bildirim almak ve uzlaşı sağlamak için kullanılır. Bilindiği üzere salt yumruk konu hakkında karşı olduğunuzu, 5 parmak açık ise fikri tamamen sevdiğinizi desteklediğinizi göstermek için kullanılıyor. İşaret parmağı açık, konunun tartışılması gerektiğini ve önerilerinizin olduğunu ifade ediyorsunuz. 2 Parmak açık ise konu hakkında rahat hissettiğinizi ama ufak tefek hususların olduğunu demek istiyorsunuz. 3 Parmak açık tam mutabakat halinde olmamakla birlikte daha fazla tartışmaya da gerek duymadığınızı işaret ederken 4 parmak açıkta iyi bir fikir olduğunu bununla ilgili elinizden geleni yapacağınızı söylüyorsunuz. Web uygulaması olan Miro ve Mural beyaz tahta platformu ile iletişim ve işbirliği çabuk ve etkin bir şekilde gelişirken bahse konu teknik burada kullanılabilir.
Zaman kutusu
Ekip toplantısı nihayete erdiğinde herkese toplantıyı terk etmeden önce eldeki işle ilgili kendi uzmanlık alanını ilgilendiren fasıl ile ilgili, faraza yarım saatlik bir süre verilir. Yarım saat sonra ekip üyeleri içeri alındığında üyeler düşüncelerini açıklar, önerilerini getirirler ve bir karara varılır.
Kritik başarı faktörleri
Herhangi bir alışkanlığı veya bize rahat gelen bir iletişim vasıtasını terk etmek o kadar kolay değildir. Bu mirasın reddi tepeden aşağıya doğru olurken, zihinlerin berrak ve alıcıların açık olması ve herkesin işbirliği içinde birlikte çalışmaya istekli olması icap eder. Burada toplantılar için hazırlık yapılması, sıkı bir gündemin oluşturulması ve planlama yapılması çok önemlidir. Sonraki atılacak adımlar, sorumluluklar, kısaca her şey çok açık belirlenmelidir.