Hangi PR ajansı olursa olsun, marka sözcüsü için önemli bir medya röportajı gerçekleştirmek hatırı sayılır bir kazanç olarak değerlendirilir. Şayet paylaşılacak yüksek önemde haberler varsa, hiçbir şey bu röportajı, hatta bir dizi röportajı güvence altına almak kadar ödüllendirici olamaz. Verilmek istenen mesajı adeta kafaya çakabilen, çetin sorularla baş edebilen, gerek iş gerek teknik dili anlaşılır kılan başarılı bir medya sözcüsüne her zaman için sahip olmak öyle mümkün olmayabilir. Bazı yöneticiler doğuştan bu konuda yetenekliyken, deneyimi az olan liderler bir kurumun medya karşısında yüzü ve sesi olmak için medya eğitimine, bezende koçluğa gereksinim duyabilirler.
Muhabiri ve haberi yapan yayını kurumu tanıyın
Her zaman temel şeylerle başlayın. Medya kuruluşunu ve izleyicilerini araştırmak çok önemlidir. Ancak bunun yanı sıra röportaj için gazetecinin yaklaşım ve tarzlarını anlamaya çalışın, hedeflerini, geçmiş performanslarını ve kişiliğini göz ardı etmeyin. Bunun için sosyal medya iyi bir kaynaktır. Muhabirin aklında olan tek şeyin iyi bir hikâye olduğunu aklınızdan hiçbir zaman çıkarmayın.
PR ekibi, bu belirli konuların dışında yöneticileri gündemdeki önemli sıcak konular hakkında uzmanlıklarını sergileyebilecekleri şekilde hazırlamaları da gerekiyor.
Mesaja odaklanın, teferruata girmeyin
Tüm muhtemel detayları da bir araya getirdikten sonra üç ila dört adet kilit mesaj nüvesini içeren brifing dokümanını hazırlayıp cevaplarını rahatlıkla verebilmesi için sözcünün önüne sermek kritik önemdedir. Ekip olarak ihtiyaç duyuluyorsa röportaj öncesi bunların üzerinden geçmek önemli noktaları tekrar mercek altına almak gerekli revizeleri yapmak değerlidir. Muhabirlerin anlayacağı şekilde fazla teknik terimlere yer vermeden basit kısa direkt ifadeler kullanmak sizin yararınıza olacaktır.
Örnekler verin
İyi örnekler özellikle de soyut ve teknik konularda bir mülakatı enteresan ve canlı hale getirmeye yardımcı olur. Şunu akılda tutmakta yarar vardır ki iyi bir hikâye binlerce kelime jargondan daha etkili olur. Pek tabii verilecek örneğin, konuyla ilgili, kısa ve öz olması gerekir. Seyircinin huzurunda yol testinden geçmemiş bir hikâyenin sürümü riskli olur.
Yöneticilere doğal olmaları ve görüşme sırasında acele etmemeleri konusunda tavsiyede bulunun
Basılı, dijital veya yayın röportajı olsun, PR uzmanları röportajın iki kişi arasında geçen ilginç, rahat, profesyonel bir bilgilendirme şeklinde bir konuşma olduğunu açıklamalıdır. Bu bakımdan, sözcü, kendisini eşsiz ve doğal yapan özelliklerini kaybetmeden net ve özel olmalıdır. Röportajın başarısında sözcünün hâkimiyeti elden bırakmaması ara sıra bir nefes alıp işin iyi gidip gitmediğini, ilginin devam edip etmediğini görebilmelidir. Her ne kadar çoğu gazeteci önceden kendi araştırmasını yapsa da, konunun uzmanı olmadığı için ilave sorular sormalarını da bekleyin.
Her şeyi bilmek durumunda değilsiniz
Ne kadar hazırlıklı olursanız olun cevabı hazır olmayan bilmediğiniz sorularla da karşılaşabilirsiniz. Bu takdirde gayet doğal bir şekilde böyle bir bilgiye sahip olmadığınızı ancak öğrenip karşı tarafa geri döneceğinizi söyleyebilirsiniz. Tahmini cevaplar vermek hoş olmaz.
Sanal ortamdaki teknik aksaklıklara karşı hazırlık yapın
Işığınızın kontrolünden, bilgisayarınızın kamerasına, ses kalitesine kadar yapılması gereken şeyleri yapın, göz temasını kaybetmeyin ve son olarak yapılacak ve yapılmayacak şeyleri tekrar gözden geçirin.
PR uzmanları, yöneticilerin medya röportajları için bir nevi danışmanı ve işin kolaylaştırıcısı olarak hizmet verdikleri ve onların tam kontrol sağlamasını temin ettikleri kişilerdir. Sahne gerisinde yapılan uygun planlama ve icraat markanın konumunu güçlendirir ve neticede liderin ileride kotasyonlarının bazı mecralarda kullanılma şansını arttırır.