Çok fazla gürültünün olduğu bir mesaj ortamının içinde yaşıyoruz, öyle ki dur durak bilmeyen ilgisiz ve gereksiz mesajlara karşı bir kapatma tuşu da olmayan bir dünyadayız.
Mobil cihazlarda sunulan çok miktarda uygulamalar var. Bu uygulamaları kullanma ihtiyacı, daha çok bilgiye erişmekten kaynaklanabiliyor, nihayetinde bu ortam karşımıza, kalabalıkta sesini duyurmaya çalışmak için çırpınan bir insan tipini ortaya çıkarıyor.
Günde kaç mesajla karşılaşmamızdan, mesajlarımızın çalışanlarımız tarafından görmezden gelinmelerine kadar bir dizi problem oluşuyor. Öyleyse onların dikkatlerini çekmek için gürültüyü azaltan aşağıdaki adımları atalım.
Bincisi, mesajları doğru gerekli kişilere gönderelim.
Her ne kadar bazı mesajların adresi tüm çalışanlar olsa da bu her mesaj için geçerli değildir. Bazı mesajların belirli bir kişi veya gruba gönderilmesi icap ediyor. Bunun aksi bir uygulama hiç şüphesiz gereksiz bir gürültüye sebep olacaktır. Dolayısıyla kimlere, neyi, nasıl göndereceğimiz hususunda bir sınıflandırma yapmak durumundayız.
Öncelikle kitlenize karar verin ve sonrasında bu kitleyi onlara uygun kanallar aracılığıyla hedefinize alın. Ardından, mesajın nereye ulaştığını görmek için raporlamayı kullanın, tekrar ve takipte dikkatli olun. Bilgilerin kişiselleştirilmesi önemlidir ancak bu salt alıcının adını mesaja koymak değildir. Kişinin rollerinden ilgi alanlarına kadar hedefleme gerekir.
İkincisi, sıklığı düşürelim.
Gönderdiğiniz iletişim sayısını dikkate almak önemlidir. Belirli bir konu hakkında şirket çapında bir mesaj göndermeniz gerçekten gerekiyor mu? Eğer öyleyse, diğer ilgili bilgilerle gruplayabilir miyiz? Çalışmalarını kesintiye uğratmamak için bunun yerine bilgi gönderebileceğiniz bir yer var mı?
Kendinizi bir CEO’nun yerine koyun. O konu hakkında düşünürken ekibinize bir mesaj göndermemenizin ne zor olabileceğini tasavvur edebilirsiniz. Ancak hangi yollarla nasıl, kimlere mesajı iletebileceğiniz konusunda zaman ayırıp, belki baştan tekrar yazarak, ekibinizin daha huzurlu ve rahat çalışmasına katkıda bulunabilirsiniz.
Üçüncüsü, içeriği azaltalım.
Bilişsel bilgi yükünü azaltmalıyız. Bunun için tatbik edeceğimiz yol, konu başlığına ve kulağa insani gelen özete odaklanmak olmalıdır. Pek tabi derinlemesine bilgi sahibi olmak isteyenler içinde bir link eklemek faydalı olacak ve bilgi dünyası basitleşecektir. Bilginin kaymağını bir bakıma özünü takdim etmek yoğunluğu da gürültüyü de azaltacaktır. Bir başka deyişle iletişimi pekiştirirsek içeriği azaltmış oluruz.
Yukarda bahsettiğimiz 3 hususun yanında bir şeyi daha tavsiye ediyoruz, o da zor olan işi önce yapmak. Önemli liderlerin sahalarında etkin hareket edebilmeleri için çalışacakları karmaşık ortamın haritasını çıkardıkları ve bunu güncel tuttukları, nihayetinde karmaşıklıktan netlik yarattıklarını görüyoruz.