Kaçınılmaz bir şekilde, ne zaman nereden geleceği belli olmayan krizlerin def edilmesi için her şirket veya marka önceden hazırlıklı olmalıdır. Bu krizler, başarısız sonuçlanan herhangi bir etkinlik sonunda, yapılan olumsuz yorumlardan tabii afetlere kadar birçok durumda karşımıza çıkabilir. Bu tip krizler sonucunda firmalar çıkan şayialarla, yanlış haberlerle ve siber saldırılarla yüz yüze gelebilirler.
İşte bu yüzden firmalar, çok önceden, ihtiyaç henüz hâsıl olmadan evvel kriz iletişim planlarını ve ekiplerini hazır etmek durumundadırlar. Krizi başarıyla geçen firmalarla bu işten yara alarak çıkan markalar arasındaki fark ise bahse konu bu ön hazırlıkları gereği kadar yapmamaktan ve stres dolu anlarda gerekli cevabı veya tepkiyi gösterecek ekiplerini kuramamaktan veya yeteri derecede kriz konusunda organize olamamaktan geçiyor.
Dolayısıyla yapılacak iş, kriz ekiplerinin oluşturulması, kriz planlarının yapılması ve gerekli açıklamanın servis edilmesidir.
Daha öncede bahsedildiği üzere her marka normal şartlarda herhangi kriz patlak vermeden önce kriz ekibine ve kriz planlarına sahip olmalı ayrıca kriz meydana geldiğinde herkes kriz ekibinin söylediklerine uymalıdırlar.
Kriz ekibinin farklı bakış açılarına sahip kadın erkek, değişik çevrelerden gelen bireylerden oluşması, firmaya geniş bir perspektif kazandırır, mesajların yanlış anlaşılıp anlaşılmaması hususunda konuya daha yukardan bakabilme imkânı sağlar. Pek tabii kriz ekibi, bir emir komuta zinciri oluşturacak, kriz planlarında firmanın hareket tarzının ne olacağını ve kimin ne yapacağını belirleyecek ve krizle ilgili kişilerin usullerle ilgili onaylarını alacaktır. Ekip ayrıca muhtemel krizlere karşı öngörülen genel prensipleri ve farklı durumlar karşısında ise bunlara uyarlanacak değişiklikleri önceden vaaz eder.
Markalar insanların çevrimiçi mecralarda neler söylediklerini takip etmeli, kulak vermelidir ki olası negatif bir yorumu tespit edebilsinler, müdahale edebilsinler.
Bu kanallara örnek olarak sosyal medyayı, müşteri yorum web sitelerini medya neşriyatını ve benzeri diğer mecraları verebiliriz. İşte böyle sosyal dinleme stratejisi sahibi olan firmalar muhtemel bir negatif durumu önceden tahmin edebilme ve krize dönüşmeden önce etkilerini azaltma kabiliyeti çok yüksek olan kurumlar olacaklardır.
Ayrıca influencerlarıda sadece pazarlama kampanyaları için faydalı kişiler olarak ta görmek yanlış olur onlar aynı zamanda PR krizlerinde olumsuz durumlar baş gösterdiğinde markaların itibarı ve imajı için bir ümit ışığı olabilirler zira onlar kamuoyunu kolayca farklı, olumlu bir yöne çevirebilirler.
Gerçek ve şeffaflık
PR krizlerinde kim ne söylerse söylesin sakin kalmak ve gerçeklere sıkı sıkıya bağlı olmak çok önemlidir. İkinci önemli husus ise firma sözcüsünün, tüm gerçek bilgiler toplandıktan sonra konuşması, problemin önüne geçmeye çalışmamasıdır, zira şirket tüm lüzumlu bilgileri tam bilmemekte dolayısıyla söylenecek yanlış bir şey işleri düzeltiyim derken kötü bir duruma sokabilir.
En son yapılacak açıklamada, şirket hatasını samimiyetle kabul etmeli, krize yol açan durumun sorumluluğunu üstlenmelidir. Bu safhada muhatabının duygularını anlayan, konu hakkında hassas ve gerçekçi davrandıklarının ses tonuyla ve veya yazılı metinde gösterilmesi önemlidir. ilerde benzer durumlara bir daha meydan vermemek, kaçınmak için neler yapacaklarını, gayretlerinin neler olacağı konusunu da belirtmelidirler.