Yaşamımın her alanında iletişim kurmada zorluk çekmemişimdir. Zaten icra ettiğimiz mesleğimizin ana kaynağı iletişim kurabilmek. Tabi herkes bir şekilde karşındaki ile iletişim kuruyor ve mesajlarını karşı tarafa aktarıyor. Burada benim özellikle üzerinde durmak istediğim esasında çok basit olan genel kuralları medya ile iletişimde nasıl uygulayacağımız olacaktır.

2005 yılında ilk işe başladığım zamanlar daha stajyerken basın mensupları ile iletişime geçtiğimde ki bizim mesleğimizde LCV ( lütfen cevap ver ) en çok gerçekleştirdiğiniz faaliyet olacaktır dinamikleri öğrenmeye, sistemin nasıl işlediğini anlamaya başlamıştım.  Basın kuruluşlarında hiç çalışmayan biri olarak çoğu zaman kendimi olanların yerine koyarak düşünmeye başlamıştım. Ve bu mesleğimde benim her zaman en önemli unsur olmuştur.

Halkla ilişkilerde medya uzmanları mesajlarını hedef kitlelerine aktarabilmek için iletişim araçlarına ihtiyaç duyarlar. Öte yandan; iletişim araçları da varlıklarını sürdürebilmek için bilgi ve haber gereksinimi içindedirler. İşte bu karşılıklı gereksinim, iyi ilişkilerin geliştirilmesini özellikle halkla ilişkiler adına zorunlu hale getirmektedir.

Medya uzmanı üzerinde çalıştığı konu hakkında basında iyi haberler yayınlanmasını ister. Bu yazıları kaleme alan gazetecilerle işbirliği yapması gerekir. Kuşkusuz gazeteciler de kurumlar ve ürünler hakkında haber verebilmek için halkla ilişkiler uzmanlarına ihtiyaç duyarlar. Gazeteciler, yazılı basında, televizyonda, radyoda veya internette iyi fikirler üreterek boşlukları doldurmak zorundadır. Bu nedenle sürekli bir kaynağa ihtiyaç duyar.

Gazetecilerin ve halkla ilişkiler çalışanlarının bir dereceye kadar çalışmalarının birbirine bağlı olduğu söylenir. Son yıllarda yaşanılan çeşitli ekonomik zorlukla nedeniyle, medya çalışanların sayısındaki azalma medyanın halkla ilişkiler kaynaklarından gelen bilgilere bağlılıklarını arttırmıştır. Medya çalışanları görevini yerine getirebilmek için, ilgilendikleri konuların uzmanlarıyla iletişim kurma ihtiyacı duymaktadır. Medya mensupları gün içerisinde birçok halkla ilişkiler uygulayıcı tarafından bilgi bombardımanına tutulmaktadır. Bu yüzden önemli olan haber kaynağı olarak farklılaşmaktır.

Medya uzmanı medya çalışanlarıyla iyi iletişim kurabilmek için, öncelikle kendi kuruluşunu iyi tanımak zorundadır. Medya ile ilişkilerinde güvenilir olmalı, muhabir ve editörlerin işini mümkün olduğunca kolaylaştırmalıdır.

Altın Kural “Dürüstlük” ve “Tutarlılık”

Medya İlişkileri Yönetiminde başarının en önemli püf noktaları “Dürüstlük” ve “Tutarlılık”tır. “Köprüden geçinceye kadar” ve “işim düştüğünde ararım” yaklaşımından uzak durulmalıdır. Unutmamak gerekli yaptığımız iş yıllarca sürecek olan bir iletişim. Dolayısıyla işimiz olmadığı zaman da basın mensupları ile iletişime geçmek çok önemlidir. Ayrıca, onların iyi ve kötü günlerinde yanında olmak önem taşımaktadır. İlişkiyi kişisel boyutta değil, profesyonel ve kurumsal temelde kurmak ve geliştirmek; kişisel ilişki becerisiyle bu süreci desteklemek gereklidir. Unutulmamalıdır ki; hiçbir kredi sonsuz değildir.

Yayınları, yayın politikalarını, iş bölümlerini, gazetecileri ve ilgi alanlarını bilmek işimizin en önemli kısımlarından birisidir. Yayının hedef kitlesini dikkate alarak planlama yapmak; öneri ve talepte bulunmak; mesajlarını buna göre kurgulamamız basın nezdinde sizin işinize ne kadar hakim olduğunuzu ve size olan davranışları belirleyecektir.

TV, gazete, dergi ve web gibi mecralarda çalışan gazetecilerin çalışma düzenlerini bilmek de çok önemlidir. Gazeteciler gündem toplantılarını ne zaman yaparlar, sayfaları ne zaman bağlarlar, taşra-merkez baskıları ne zaman yapılır,  LCV için uygun saatler nedir, basın bülteni /daveti ne zaman geçilmeli gibi alt başlıklar aynı bir binadaki tuğlalara benzer. Bunlardan birini ya da bir kaçını eksik yaparsanız muhakkak yapınızda hasar meydana gelecektir.

Bu konuyla ilgili başımdan geçen bir olayı sizlerle paylaşmak istiyorum. Bir basın toplantısı öncesi geçtiğimiz basın daveti için saat 16.00 gibi katılım bilgisi için aradığımda basın mensubundan hiç beklemediğim ( sayfaların yapıldığı en yoğun saat ) bir tepki ile karşılaşınca artık saat kaç gibi aranmaması gerektiğini öğrenmiştim.

Yayınları, yayınlardaki uzman gazetecileri, köşe yazarlarını takip etmek, neleri konu edindiklerini, nelere ilgilerinin daha fazla olduğunu, hangi şirket / kişi ile daha yakın durduklarını, rekabetle ilişkilerini öğrenmek de işimizin en önemli parçalarından biridir.

Gün içinde gündemi yakından takip etmek hem hizmet verdiğiniz müşteriniz için hem de olası yeni haber önerileri için son derece önemlidir.

Medya İlişkilerinde “3 Altın N”

Medya ile ilişki kurarken “3 altın N” adı verilen temel konulara uyulduğu takdirde gazetecilerle iyi ilişki kurma ve aynı zamanda da mesajı yayınlatma şansının arttığı ifade edilmektedir.

• Neden?

Medyaya gönderilen mesaj neden gazetecileri ilgilendirsin? Haber niteliği taşıyor mu? Medyanın okuyucuları/izleyicileri için uygun ve ilgi çekici mi? Örneğin; yeni bir ürün tanıtımı, hizmette yenilik, yeni bir üye, büyüme… Neden basının ilgisi çekilmeye çalışılıyor? Objektif olunduğu takdirde hedefe ulaşmada en can alıcı nokta çözülmüş olur.

• Ne zaman?

Yazı veya haberin son teslim tarihi/saati (deadline) nedir? Günlük, haftalık ya da aylık bir yayın mı? Medyaya gönderilen basın bülteni, basın makalesi vs. gazetecinin eline geç ulaşırsa, deadline kaçırılırsa, bültenden belki bir sonraki gün/sayıda yararlanılır belki de hiç yararlanılmaz. Bunun için daha dikkatli olmak, önlem almak gerekir.

• Ne?

Gönderilecek basın bültenleri, basın makaleleri vb. ne formatta gazetecilerin eline geçmesi tercih ediliyor? Gazetecilerin tercih ettiği bir yöntem vardır. Örneğin; posta, faks veya e-posta… Tercih edilen yöntem uygulanmazsa, bilgi değerlendirmeye alınmaz veya ellerine ulaşmaz. Basın bülteni yollarken, medyanın özelliğine uygun biçim, içerik ve formatta göndermek şüphesiz çok iyi bir yöntemdir.

Medya İlişkilerini Sağlamlaştırma Yöntemleri

Halkla ilişkiler açısından olumlu medya ilişkileri önemli bir yere sahiptir. Bir kuruluşun hedef kitleye hitap edebilmesi için özellikle kendini tanıması ve güçlü zayıf yönlerini bilmesi gerekir.

İyi basın ilişkileri sağlamak için bazı yöntemler şunlardır:

• Halkla ilişkiler uzmanı medya mensubu ile arasında iki yönlü bir iletişim kanalı yaratmalı ve her zaman için ortak çalışmalıdır. İletişim sektöründe bencillik olamaz.
• Basın yayın organları için hazırlanan iletişim materyallerinin belirli özelliklerinin yanı sıra söz konusu iletişim kanalının da özelliklerine uyumlu ya da ayarlanabilir, adapte edilebilir olması gerekmektedir.
• Medya mensupları ile karşılıklı güven ortamı yaratmalı hatta açıklık ilkesine dayanan dostane ilişkiler geliştirilmelidir.
• Meslek ilkelerinin yanı sıra temsil edilen kurumun taşınmalı ve savunulmalıdır.