Şirketler, programından, etkinlik mekânına, konuşmacılardan konuklara kadar bir dizi ayrıntıyı barındıran bir etkinliği oluşturdukları safhada, henüz her şey sona ermeden, yapılması gereken bir diğer faaliyet söz konusu etkinlik için biraz daha PR farkındalığı oluşturmaktır. Burada istenen şey, halkla ilişkiler sayesinde etkinliklerle ilgili her şeyin yolunda gitmesi yanında, etkinlik sona erdikten sonra da tüm katılımcıların uzun bir süre etkinliklerle ilgili konuşacak olmalarıdır. Mesajları hedef kitleye ulaştırmak ve potansiyel tüketicileri de kapsayacak şekilde mümkün olduğunca yayabilmek ve nihayetinde medyada olumlu bir şekilde yer almak yapılması gereken şeylerdir.
Etkinlik Blogu ve İlgili Yazılar
Şayet etkinlik gerçekleşmeden önce yeteri kadar zamanınız varsa, bahse konu şirket hakkında etkinlik konusunda blog postları ile dolu bir blog oluşturabilirsiniz.
Bu çalışma her ne kadar modası geçmiş bir strateji gibi düşünülse de, görülse de aslında şirketin web sitesi için geri bağlantılar sağlamanın en iyi yoludur. Burada yapılması gerekenler, etkinlik hakkında bilgi paylaşımı, yeni konuşmacıları anons etme ve ayrıca etkinlik için bilet yarışmaları olabilir. Amaç ilgili çarpıcı içeriklerle etkinliğe katılamayanların da ilgisini çekmek ve bloğa geri dönmelerini temin etmektir.
Sosyal medya
Günümüzde çoğu insanın en az bir sosyal medya platformu kullandığını biliyoruz, işte bu yüzden şirketler etkinlik için resmi bir duyuru oluşturduklarında bunu hedef kitleleriyle bu platformlar vasıtasıyla paylaşıyorlar. Pek tabii bu paylaşım etkinliğin özel bloğundan yapılmalı ve hatta etkinliği çevreleyen diğer içerik türleri de bu paylaşımlara dâhil edilmelidir. Etkinlikteki konuşmacılardan biriyle kısa bir röportaj, etkinlik için hazırlanan mekândan ilginç birkaç görüntü ve hatta etkinlik öncesi yapılan bazı provalarda paylaşmakta uygun olabilir.
Gazetecileri ve İzleyicileri Etkileyebilmek
Firmalar, etkinlikle ilgili medyada olumlu yansımalar alabilmek için gazetecileri önceden mekâna davet edebilir ve onlara etkinlik esnasında neler olacağı hususunda bir ön bilgi verebilir. Ayrıca, etkinlik öncesi yayınlanabilecek bazı önde gelen gazetelerin muhabirleri ve medya kuruluşları için konuşmacılar veya konuklarla ek röportajlar düzenleyebilir. İzleyicileri etkileyebilmek adına da yarışmalar düzenleyerek onların bilet veya her hangi bir hediye kazanmasını organize edebilir.
Yardım Kurumları ile Çalışmak
Son olarak, medyada daha fazla yer almak ve aynı zamanda topluma katkıda bulunmak isteyen firmalar, etkinlikten elde ettikleri kârın bir kısmını bir yardım kurumuna bağış olarak aktarabilirler. Şayet etkinliğe iştirak eden katılımcılara etkinlik için bir bilet aldıklarında, bilet parasının bir kısmının bir hayır kurumuna bağışlanacağını ifade eder, onları bilgilendirirsek, çoğu insanın başkalarına yardım etmekten zevk alacağı fikrinden hareketle onları teşvik etmiş oluruz.
Bu bir taraftan firmaya diğer taraftan yerel topluluğa ve hayır kurumuna fayda sağlayacak, hem etkinlik farkındalığını artıracak ve hem de firmanın itibarını inşa etmiş olacaktır.